「Google表单」不只能填问卷资料现在也能上传档案了

导读 什么时候你需要设计一个「让别人可以上传档案」的网页呢?我自己实际碰过几个需求: 建立让多个班级学生统一缴交作业的系统

什么时候你需要设计一个「让别人可以上传档案」的网页呢?我自己实际碰过几个需求:

建立让多个班级学生统一缴交作业的系统 活动报名时需要报名者上传照片或特殊资料 举办比赛或徵选,要让参加者上传履历或作品档案

而我之前用过几个方法来解决这个问题,例如使用Drive Uploader让对方到特定网址上传档案到我的Google云端硬碟,或是使用Google Script建立上传档案网页,但缺点都是没办法和报名表、活动表本身结合。

其实,本身就很适合製作报名表、徵选网页的「Google表单」,原本在G Suite帐户底下Google表单就有提供「档案上传」功能,让你可以在製作完成的问卷中插入「缴交作业」、「上传作品」。只是原本限于G Suite用户使用,而且只能让同一个G Suite网域下的同公司、同学校使用者上传档案。但这个限制,今天开始全面解放了!

新版Google表单「档案上传」功能有什么不一样?

从今天起,Google表单这个「档案上传」功能全面开放,两个关键的更新:

一般免费Google帐号使用者,也可以在Google表单插入档案上传功能。 档案上传不限于同网域的用户,可以跟所有Google帐号使用者收集档案。

于是,你要製作「报名传档网页」、「面试传履历系统」、「比赛传作品流程」,都会变得更加简单!

如何在报名表、徵选网页、缴交作业系统加入档案上传功能?

我们来看看这个功能如何操作。

首先在Google表单先设计出你的报名问卷,如何你还不知道如何设计,那么应该参考这篇教学:「Google表单的10个专业问卷调查设计秘密教学 」。

1. 任何人都能使用档案上传功能:

接着在设计题型时,可以看到原本只给G Suite使用者用的「档案上传」功能,现在一般Google帐号也可以选用了。

2. 档案统一储存在你的云端硬碟:

选择「档案上传」后,会有一小段提示,表示她人上传的档案会「统一储存在你的Google云端硬碟中」。

并且对方也必须有Google帐号,登入Google帐号才能回答问题与上传档案(不过不需要跟你是同一个公司或学校网域的Google帐号了)。

3. 限制档案上传类型与大小:

在设计档案上传问题时,可以允许对方「随意上传任何档案」,也可以「限制档案上传类型」只能上传文件,或是只能上传照片,就看你想徵选的档案为何。

我们也能「限制档案上传数量、大小」,例如只允许对方上传一个档案,每一个档案必须在10MB以内。而最多可以上传「10GB」的档案(当然你的云端硬碟要够大)。

最下面还有一行,是限制「总档案上传量」,预设是「1GB」,意思是当报名者上传的档案总量到达1GB时,其他人就不能再上传档案,这是预防你的Google云端硬碟爆炸。

4. 调整可以接收的总档案上传量:

但是我们可以「改变总档案的上传量」,最多可以设定到1TB。

也就是说如果你是在徵选影片,假设每个参赛者都上传约500MB的影片档案,1TB就可以让2,000个参赛者上传作品。

报名者如何使用档案上传?

把报名网页分享出去,报名者必须登入他的Google帐号才能填写问卷,并且会在填写问卷时,看到档案上传功能,直接选择「新增档案」即可。

他可以从自己的电脑、手机,或是自己的Google云端硬碟上传档案。

上传完成档案后,也可以取消,或是直接按下提交问卷。

如何查看报名者上传的资料档案?

我回到自己的Google表单,点进「回覆」,就可以看到所有参加者上传的档案,每一个档案会在「档名后面加入上传者的Google帐号名称」。

我也会在自己的Google云端硬碟中,看到一个新建立的资料夹,里面就是所有来自Google表单上传的档案。

如何更严谨确认「是谁上传档案」?

预设的设计虽然会把对方的Google帐号名称加入档案名称中,但这样实在不保险,还是很可能辨认不出这是谁的档案。

所以最好在报名问卷、徵选档案问卷中,设计好「询问对方是谁」的问题。

这时候善用「Google表单支援中文智慧型问卷,写好题目自动设计好答案!」,可以让你节省很多设计问题类型的时间。

当对方填写问卷时,也有把自己的个人资料填入。

那么到时候我从Google表单后台汇出的「Google试算表」中,就会有对方的姓名、这个人上传的档案连结,我要辨识出这是谁的作品或文件,就很简单了。

想要知道如何把Google表单的问卷结果汇出成试算表,并且进行高效率整理,欢迎参考我的这篇教学:「出国旅行记帐分帐不混乱教学:免装App的记帐表格範本下载」。

小结

其实在电脑玩物中,我有写过不少Google线上文书延伸应用的教学,例如「用Google表单自己做记帐App」,或是像「用Google日曆完成家庭生活管理」。

你会发现这样做的好处在于:不用为了特别的需求再去安装更多工具,或是再学太多複杂的技术,只要换个方式,也能免费又简单的达成需求。

而像是今天这篇教学所提到的:「用Google表单免费简单架设报名徵选传档网页」,他就可以解决下列需求:

缴交作业 上传报名照片 上传履历档案 上传比赛稿件或作品

除了方便好上手,新功能还有下面优点:

不需要再使用第三方服务 不需G Suite帐号

推荐给需要的朋友参考!当然,如果你是学校老师,要真的建立学生的缴交作业系统,那么除了使用Google表单,或许也可以参考看看利用「已经全面开放的」Google云端教室来满足需求:「Google Classroom云端教室对所有人开放:建立课程上手教学 」。

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本文经电脑玩物授权,原文发表于此。

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